Mihin Copilotin käyttämä data oikeasti menee?

Kun organisaatio harkitsee Copilotin käyttöönottoa, yksi kysymys nousee lähes aina esiin: lähteekö yrityksen data jonnekin, ja kuka sitä voi nähdä?

Copilotin tietosuoja perustuu pitkälti Microsoft 365:n tietosuoja-, tietoturva- ja vaatimustenmukaisuussitoumuksiin. Ennen käyttöönottoa on silti hyvä tunnistaa muutamat poikkeukset, kuten verkkohaku, tietyt agentit ja kolmansien osapuolten kielimallit.

Mitä dataa Copilot käyttää?

Copilot voi hakea Microsoft Graphin kautta tietoja, joita käyttäjä tarvitsee työssään. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi:

• asiakirjat
• sähköpostit
• kalenteritiedot
• keskustelut
• kokoustiedot
• yhteystiedot

Copilot voi yhdistää nämä tiedot käyttäjän ajankohtaiseen työtilanteeseen, kuten käynnissä olevaan kokoukseen, avoinna olevaan tiedostoon tai tuoreeseen sähköpostiketjuun.

Copilot noudattaa voimassa olevia käyttöoikeuksia ja voi käyttää vain sisältöä, johon käyttäjällä on pääsy.

Copilot ei ohita käyttöoikeuksia eikä korjaa niiden puutteita. Jos SharePoint-sivusto tai Teams-tiimi on jaettu liian laajasti, Copilot voi helpottaa siellä olevan tiedon löytämistä.

Mitä Copilot tallentaa ja minne?

Copilot tallentaa käyttäjän ja Copilotin välisestä vuorovaikutuksesta kehotteen ja vastauksen sekä vastauksen taustalla käytettyihin tietoihin liittyvät viitteet. Näistä muodostuu käyttäjän Copilot-aktiviteettihistoria.

Tallennettu data on salattu, ja sitä käsitellään Microsoft 365:n muun organisaatiosisällön sopimussitoumusten mukaisesti.

Ylläpitäjät voivat hallita Copilot-dataa Microsoft Purview’n avulla ja määrittää esimerkiksi Copilot-keskusteluille säilytyskäytäntöjä. Käyttäjä puolestaan voi poistaa oman Copilot-aktiviteettihistoriansa Microsoftin My Account -portaalin kautta. [learn.microsoft.com]

Copilot Chatiin ladatut tiedostot tallennetaan käyttäjän OneDrive for Businessiin. [learn.microsoft.com]

Käytetäänkö dataa tekoälymallien kouluttamiseen?

Microsoftin mukaan käyttäjän kehotteita, Copilotin vastauksia ja Microsoft Graphin kautta haettua organisaation dataa ei käytetä Copilotin taustalla olevien peruskielimallien kouluttamiseen.

Microsoft voi käyttää käyttäjän vapaaehtoisesti antamaa palautetta Copilotin kehittämiseen, mutta Microsoftin mukaan sitäkään ei käytetä peruskielimallien kouluttamiseen. Ylläpitäjä voi hallita palautteen keräämistä organisaatiossa.

Microsoft toimii asiakkaan henkilötietojen käsittelijänä sovellettavien Microsoftin Product Terms -ehtojen ja Data Protection Addendumin eli DPA:n mukaisesti.

Azure OpenAI -palveluihin voi yleisesti liittyä väärinkäytösten valvontaa, jossa sisältöä voidaan tietyissä tilanteissa tarkastaa myös ihmisen toimesta. Microsoft kuitenkin kertoo, että Microsoft Copilot -palvelut on rajattu tämän käsittelyn ulkopuolelle.

Missä data käsitellään?

Copilotin kielimallille tekemät kutsut käsitellään Microsoftin palveluinfrastruktuurissa. EU-alueella Microsoft kertoo Copilotin kuuluvan EU Data Boundaryn piiriin, jolloin siihen kuuluvaa asiakasdataa käsitellään ja säilytetään EU Data Boundaryn ehtojen mukaisesti.

EU:n ulkopuolisten asiakkaiden Copilot-kyselyitä voidaan puolestaan käsitellä Yhdysvalloissa, EU:ssa tai muilla alueilla kapasiteetista riippuen.

Tähän pääsääntöön liittyy kuitenkin poikkeuksia. Erityisesti verkkohaku ja osa kolmansien osapuolten malleista on syytä huomioida, jos datan käsittelyalueella on organisaatiolle erityistä merkitystä.

Mitkä asiat toimivat eri tavalla?

Verkkohaku

Kun Copilot käyttää verkkohakua vastauksen muodostamiseen, se muodostaa käyttäjän kehotteen perusteella lyhyen hakukyselyn ja lähettää sen Bing-hakupalveluun. Bingille ei lähetetä käyttäjän koko Copilot-kehotetta eikä kokonaisia Microsoft 365 -tiedostoja. Hakukysely voi kuitenkin perustua myös käyttäjän avoinna olevaan tai kehotteessa viittaamaan Microsoft 365 -sisältöön.

Microsoftin mukaan käyttäjän ja vuokraajan tunnisteet poistetaan hakukyselystä ennen sen lähettämistä Bingille. Hakukyselyitä ei jaeta mainostajille eikä käytetä generatiivisten perusmallien kouluttamiseen.

Tässä on kuitenkin tietosuojan kannalta tärkeä ero.

Bing-hakupalvelu toimii Microsoft 365:stä erillään. Bingille lähetettäviin generoituihin verkkohakukyselyihin ei sovelleta Microsoftin DPA:ta tai EU Data Boundarya samalla tavalla kuin Microsoft 365:n varsinaiseen Copilot-dataan. Microsoft toimii näiden hakukyselyiden käsittelyssä rekisterinpitäjänä. Ylläpitäjä voi hallita verkkohakua organisaatiotasolla.

Anthropic-mallit

Microsoft tarjoaa joissakin Copilot-kokemuksissa myös Anthropicin kielimalleja.

Tavallisissa tuetuissa Anthropic-mallikokemuksissa Anthropic toimii Microsoftin alikäsittelijänä, ja käyttöön sovelletaan Microsoftin Product Terms -ehtoja sekä DPA:ta.

Anthropic-mallit eivät kuitenkaan tällä hetkellä kuulu EU Data Boundaryn piiriin. EU-, EFTA- ja UK-asiakkaille niiden käyttö on oletusarvoisesti pois käytöstä, joten organisaation ylläpitäjän täytyy ottaa ne erikseen käyttöön. Ylläpitäjä voi myös rajata käyttöä organisaatiossa.

Lisäksi joihinkin erikseen merkittyihin Anthropic-malleihin liittyy Anthropicin omia ehtoja ja tietojen säilytystä. Siksi käytettävän mallin ehdot kannattaa tarkistaa ennen sen sallimista organisaatiossa.

OpenAI-mallit

OpenAI-mallien kohdalla tilanne on hyvä erottaa Anthropicista.

Microsoft käyttää Copilotissa sekä Microsoftin infrastruktuurissa operoitavia OpenAI-malleja että vuodesta 2026 lähtien tiettyjä OpenAI:n alikäsittelijänä operoimia malleja. OpenAI lisättiin Microsoft Online Services -palveluiden alikäsittelijäksi kesäkuussa 2026.

OpenAI:n alikäsittelijänä operoimien mallien datankäsittelyssä sovelletaan Microsoftin dokumentoimia tietosuoja- ja alikäsittelijäehtoja. EU Data Boundary -kohtelu eroaa Anthropic-malleista, joten näitä kahta ei kannata käsitellä yhtenä ja samana poikkeuksena.

Agentit

Agentit voivat käyttää Microsoft 365:n oman datan lisäksi ulkoisia tietolähteitä ja palveluita. Siksi tietojen käsittely riippuu käytettävästä agentista sekä siitä, mihin tietolähteisiin ja palveluihin se on yhdistetty.

Erityisesti kolmannen osapuolen agenttien kohdalla kannattaa tarkistaa agentin käyttöehdot, tietosuojaseloste sekä sen pyytämät oikeudet.

Microsoft 365 -ylläpitäjä voi tarkastella agenttien tarvitsemia oikeuksia ja hallita, mitä agentteja organisaatiossa sallitaan.

Copilotin tietosuoja käytännössä: mitä organisaation kannattaa tehdä?

Microsoftin dokumentaation perusteella käytännön työ painottuu pitkälti oman Microsoft 365 -ympäristön hallintaan.

1. Tarkista käyttöoikeudet

Copilot noudattaa olemassa olevia käyttöoikeuksia. Siksi esimerkiksi tarpeettoman laajat SharePoint- ja Teams-oikeudet kannattaa käydä läpi ennen laajempaa Copilot-käyttöönottoa.

2. Hyödynnä sensitiivisyystunnisteita

Microsoft Purview’n sensitiivisyystunnisteilla voidaan suojata organisaation tietoa ja rajoittaa sen käyttöä. Copilot huomioi suojattuun sisältöön liittyvät käyttöoikeudet.

3. Määritä säilytyskäytännöt

Copilot-keskustelujen säilytystä voidaan hallita Microsoft Purview’n avulla. Näin keskusteluhistorian käsittely ei jää yksittäisten käyttäjien oman toiminnan varaan.

4. Päätä verkkohakujen, agenttien ja kolmansien osapuolten mallien käytöstä tietoisesti

Näissä tietojen käsittely voi poiketa tavallisesta Microsoft 365 Copilot -kokemuksesta. Organisaation kannattaa siksi määrittää, mitkä ominaisuudet ja mallit sallitaan ja kenelle.

5. Selvitä EU Data Boundaryn merkitys

Jos tietojen maantieteellinen käsittely- ja tallennuspaikka on organisaatiolle tärkeä esimerkiksi sopimus-, asiakas- tai viranomaisvaatimusten vuoksi, verkkohaku ja EU Data Boundaryn ulkopuolella toimivat mallit kannattaa arvioida erikseen.