Laita IT-asiat kuntoon ja rentoudu huoletta lomalla

Juhannus lähestyy, ja isolle osalle meistä se tarkoittaa lomakauden alkamista. IT-asiat soljuvat taustalla mutkattomasti, kun valmistaudut etukäteen.

Käy alla olevat vinkit läpi, jotta pääset huoletta ansaitulle lomalle. Ja jos jokin jää askarruttamaan, katsotaan se yhdessä kuntoon.

1. Päivitä laitteet ja ohjelmistot

Päivitä laitteesi, sovelluksesi ja niiden ohjelmistot ennen lomalle lähtöä. Päivitykset korjaavat tunnettuja haavoittuvuuksia ja vähentävät riskiä joutua hyökkäysten kohteeksi. Mikäli yritykselläsi on ulkoistettu IT-palvelu, kuten Vetonaula, päivitykset rullaavat todennäköisesti lomasi aikana taustalla ilman, että sinun tarvitsee miettiä asiaa.

2. Ota monivaiheinen tunnistautuminen käyttöön

Ota monivaiheinen tunnistautuminen käyttöön kaikkiin tileihisi. Jos et ole sitä vielä tehnyt, autamme mielellämme käyttöönotossa. Vaikka salasana päätyisi vääriin käsiin, lisävahvistus estää usein tilin väärinkäytön. Tämä korostuu erityisesti sähköpostissa ja muissa keskeisissä työkaluissa.

3. Varaudu mahdollisiin huijauksiin

Kesällä toimitusjohtajahuijaukset ja kalasteluviestit lisääntyvät, kun moni on lomalla ja tavanomaiset toimintatavat saattavat muuttua hetkeksi. Huijari voi esiintyä esihenkilönä tai johdon jäsenenä ja pyytää kiireellisesti maksamaan laskun, hankkimaan lahjakortteja tai luovuttamaan tietoja. Kiireeseen vetoaminen on tyypillinen merkki huijauksesta. Tarkista epätavalliset pyynnöt aina toista kanavaa käyttäen, esimerkiksi soittamalla.

4. Varmista tukipalveluiden toiminta

Varmista, että yritykselläsi on suunnitelma, mikäli jotain tapahtuu lomakauden aikana. Määritä, kuka vastaa tukitehtävistä ja varmista, että hänet tavoittaa tarvittaessa. Tämä koskee sekä sisäisiä työntekijöitä että ulkoisia palveluntarjoajia. Vetonaulan helpdesk esimerkiksi palvelee normaalisti myös lomakautena, niin ettei yksittäisen avainhenkilön loma jätä organisaatiotasi tuuliajolle.

Tietoturva ei ole pelkästään IT-osaston vastuulla, vaan jokaisen työntekijän kannattaa tuntea perusasiat. Säännölliset tietoturvakoulutukset, pitävät tietoturvatietoisuuden yllä myös lomakautena ja auttavat tunnistamaan huijausyritykset ajoissa.

5. Siirrä tarvittaessa työtehtäväsi eteenpäin

Varmista, kuka hoitaa tehtäväsi lomasi aikana tai hoituvatko ne jotenkin muuten. Mikäli kollegasi tuuraa sinua kesän aikana, varaa tarpeeksi aikaa perehdytykseen. Varmista, että tärkeät tiedostot löytyvät oikeista paikoista ja että tiimiläisilläsi, erityisesti sinua tuuraavalla kollegalla, on pääsy oleellisiin tiedostoihin. Tarvittaessa voimme tarkistaa puolestasi käyttöoikeudet ja jakoasetukset, jotta oikeilla ihmisillä on pääsy oikeisiin paikkoihin, ei enempää, ei vähempää.

6. Kerro asiakkaille ja kumppaneille lomasi ajankohta

Jos työskentelet asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa, varmista, että he tietävät lomastasi. Anna heille myös sinua tuuraavan kollegan yhteystiedot ja aseta tarvittaessa automaattinen vastaaja tai ohjausviesti tavoitettavuuden selkeyttämiseksi.

8. Luo selkeä poissaoloviesti

Luo selkeä ja informatiivinen poissaoloviesti kaikkiin tarpeellisiin viestintävälineisiisi ennen lomalaitumille siirtymistä. Kerro lomasi ajankohta, kuka voi tarvittaessa auttaa ja milloin palaat työpöytäsi ääreen. Jos viestin tekninen asettaminen sähköpostiin tai muihin järjestelmiin tuntuu hankalalta, autamme mielellämme saamaan sen kuntoon.

Muista myös merkitä lomasi kalenteriisi.

Haluatko jutella kanssamme?

Jos jokin ylläolevista jäi askarruttamaan, ole meihin rohkeasti yhteydessä. Palvelemme normaalisti kesälomakauden aikana.