Skype for Business lisää tiimityötä ja kommunikointia asiakkaiden kanssa

Skype for Business toimii nyt myös yrityksen puhelinjärjestelmänä

Helppo kommunikointi säästää aikaa ja parantaa tiimityötä ja yhteydenpitoa asiakkaiden kanssa.

Nykypäivän kiireisessä liiketoimintaympäristössä tuhlaantuu aikaa palaverien sopimiseen ja aikataulujen yhteensovittamiseen, mikä aiheuttaa monille turhaa päänvaivaa ja vie aikaa tärkeämmiltä asioilta. Onneksi tarjolla on kuitenkin hyviä ratkaisuja, jotka vapauttavat aikaa liiketoiminnan kannalta olennaisiin toimintoihin. Yksi oivallinen työkalu tähän tarkoitukseen on Microsoftin Skype for Business, joka on korvannut aiemman Lync-sovelluksen yritysten viestinnän osana.

Skype for Business on erinomainen ratkaisu yrityskäyttöön perinteisen puhelinjärjestelmän asemasta. Se on monipuolinen ja helppokäyttöinen työkalu, joka nopeuttaa toimistotyön tekemistä ja yhteydenpitoa asiakkaiden sekä muiden sidosryhmien kanssa.

Monipuoliset ominaisuudet yrityksen tarpeen mukaan

Muutamia ominaisuuksia mainitakseni Skype for Business mahdollistaa pikaviestit, tavalliset ja videopuhelut, online-neuvottelut, kokoukset sekä työpöydän jakamisen keskustelukumppanien kanssa. Skype for Business integroituu päivittäin käytettäviin Office 365-sovelluksiin, jolloin ohjelmien, tiedostojen ja muun sisällön jakaminen onnistuu helposti suoraan käyttäjän työasemalta, ilman että täytyisi käyttää esimerkiksi sähköpostia apuna tiedostojen jaossa.

Uusi ominaisuus kokouslähetyksen lisäksi on Skype for Business -konferensseihin osallistuminen puhelimella (PSTN Conferencing), joka tarjoaa mahdollisuuden osallistua kokouksiin missä päin tahansa ilman tietokonetta sekä paikoissa, joissa internet yhteys on rajoitetumpi. Lisäksi markkinoille tulee pian pilvipohjainen puhelunhallinta (Cloud PBX), joka tarvittaessa korvaa yrityksen sisäisen puhelinverkon tehokkaalla pilviratkaisulla. Cloud PBX tarjoaa yrityksen sisäiset puhelut saman organisaation sisällä jopa geografisesti kaukana toisistaan sijaitsevien yksiköiden välillä sekä ulkopuolisten kumppanien kanssa, jolloin kaukopuheluista aiheutuvat kulut voidaan välttää kokonaan.

Toisena tuota pikaa ilmestyvänä ominaisuutena ovat Skype for Business -puhelut perinteiseen puhelinverkkoon (PSTN Calling), joka yhdessä Cloud PBX:n kanssa tarjoaa yrityksille kokonaisen sisäisen puhelinjärjestelmän. Järjestelmä antaa käyttäjille omat  puhelinnumerot sekä mahdollistaa puhelujen tekemisen ja vastaanottamisen missä päin tahansa myös organisaation ulkopuolella. PSTN Calling tekee mahdolliseksi puhelujen soittamisen jokaisella laitteella, johon on asennettuna Skype for Business.

Käyttöturvallisuus

Skype for Businessin käyttö yrityksen sisäisenä puhelinjärjestelmänä tarjoaa myös käyttöturvallisuutta, sillä perinteisen PBX-järjestelmän tavoin organisaation sisäiset puhelut eivät siirry milloinkaan yleiseen puhelinverkkoon (PSTN-verkkoon). Tämä koskee myös ulkomaille soitettuja organisaation sisäisiä puheluja.

Organisaation ulkopuolisten kumppaneiden kanssa turvallisuus on varmistettu muun muassa salauksella (IM ja Media Encryption), jossa teksti salataan TLS-protokollan avulla. Tällöin mahdolliset ulkopuoliset tunkeutujat näkevät kommunikaatiosta ainoastaan salakoodattua tekstiä. Esimerkiksi julkisessa Wi-Fi verkossa tehdyt Skype for Business -kokoukset salataan ulkopuolisilta tällä tavalla. Edellä mainittujen toimenpiteiden avulla tietoturvallisuus on taattu sekä puhelujen että kokousten ja muun viestinnän aikana sovelluksessa.

Mutkatonta ja nopeaa viestintää pilvipalveluna

Skype for Businessin avulla voidaan kätevästi nähdä kaikkien käyttäjien tilatiedot myös mobiiliverkossa, jolloin sekä kaikki Skype-käyttäjät että puhelinvaihde saavat tiedon siitä, onko kyseinen henkilö tavoitettavissa. Koska kaikki Office 365 -ohjelmat ovat integroituvia, voidaan kalenterimerkintöjen avulla ohjata tavoitettavuutta ja puheluja. Lisäksi Skype For Business voidaan integroida paikallisiin viestintäjärjestelmiin, kuten puhelinvaihteisiin (PBX) ja videoneuvottelujärjestelmiin.

Lähitulevaisuudessa kaikki Skype for Business -toiminnot tuotetaan Microsoft Office 365 -pilvessä, jolloin paikallista tai palveluntarjoajan palvelinta ei tarvita lainkaan. Skype for Business uusine ominaisuuksineen sisältyy Office 365:n uuteen E5-lisenssiin. Sen voi ottaa käyttöön myös omana palvelupakettinaan.

Skype for Business tuo monenlaisia etuja

Skypen etuna perinteiseen puhelinjärjestelmään verrattuna on eri viestintämuotojen yhdisteltävyys sekä parantunut tavoitettavuus. Skype for Business tehostaa ja tuo säästöjä yrityksen toimintaan tarjoamalla yhden työkalun, joka sisältää kaikki oleelliset kommunikointimenetelmät. Se mahdollistaa myös etätyön tekemisen, sillä esimerkiksi oma työpöytä voidaan tarvittaessa jakaa muiden kanssa ja etäkokoukset onnistuvat hyvin sovelluksen avulla. Järjestelmä on huomattavasti edullisempi kuin esimerkiksi vanhemman tyyppiset videoneuvottelut. Se myös helpottaa ja monipuolistaa kanssakäymistä asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa mahdollistamalla virtuaaliset kokoukset ilman matkustamista. Lisäksi ulkomaanpuheluiden siirtyminen matkapuhelinverkosta dataverkkoon säästää huomattavasti roaming-kuluissa.

Jotta uusi viestintäjärjestelmä otetaan luontevaksi osaksi yrityksen jokapäiväistä toimintaa, on käyttöönoton yhteydessä hyvä harkita koulutuksen järjestämistä työntekijöille. Yrityksen sisäinen ja ulkoinen viestintä toimivat sutjakkaammin, kun viestintätyökalun käyttö on mutkatonta ja sen käyttötavoista on yhteisesti sovittu.

Lasse Kataja palvelumyyntiin. Saamme osaamista kuunnella yritysten ICT tarpeita ja kykyä kertoa miten ne ratkaisemme palvelujemme avulla.

Artikkelin on kirjoittanut Vetonaulan Myyntipäällikkö Lasse Kataja. Lassella on yli 20 vuoden kokemus liiketoiminnan kehittämisessä asiakkaiden ICT-ratkaisujen parissa.

Avainsanat: Skype for Business, viestintäjärjestelmä, viestintätyökalu, pikaviestit, videoneuvottelu, videopuhelu, etätyö, etäkokous